Organiser des événements en présentiel sans risque, c’est possible !

Depuis le 13 juin 2021, le gouvernement a autorisé de nouveau les événements jusqu’à 300 personnes. Dès lors, de nombreuses communes et autres administrations publiques ont fait le pari d’organiser des rassemblements sans risque. Pari réussi grâce au respect d’un protocole de sécurité strict. Mais, quel est-il ? Comment peut-on organiser un événement sain à l’heure où tout le monde aimerait se retrouver en présentiel et oublier, pour un temps, cette pandémie qui dure depuis plus d’un an ? Tour d’horizon des mesures à respecter et des astuces pour bien les appliquer.

Le Covid-Check : la mesure phare

Aujourd’hui, toute personne (de plus de 6 ans) qui veut participer à un événement présentiel doit :

  • Soit être vaccinée
  • Soit présenter un test PCR négatif de moins de 72 heures
  • Soit présenter un certificat attestant du rétablissement de la Covid-19
  • Soit réaliser un test rapide sur place qui doit être négatif

Si la personne est éligible, elle peut alors participer à l’événement et ceci sans aucune restriction c’est-à-dire que le masque ou la distanciation sociale ne sont plus de mise.

Afin de faciliter ce covid-check, le gouvernement a mis en place une application qui permet de scanner les QR Code des invités qu’ils soient résident luxembourgeois ou frontaliers. Cette application permet également de vérifier la validité des certificats.

Au niveau des organisateurs, tout rassemblement doit être déclaré sur : https://covid19.public.lu/fr/covidcheck/regime/notification.html

Des effectifs en suffisance

Afin de fluidifier l’accueil des invités et de ne pas créer de bouchons à l’entrée, il est important de créer 2 files :

  • Une pour les vaccinées, les test PCR négatifs et les certificats
  • L’autre pour les tests rapides

Ainsi, du personnel en suffisance, formé sur le protocole de sécurité, sera nécessaire pour un accueil de qualité. Attention ! Information ne veut pas dire formation ! En effet, il est important que votre personnel connaisse le protocole de sécurité et toutes ses subtilités sur le bout des doigts afin, en plus de s’assurer du bon respect de ce dernier, de rassurer vos invités.

La maitrise de l’espace

Dépendant du lieu où vous organisez votre événement, il est important de maitriser l’espace.

En effet, un événement « covid-check » doit être formellement délimité. Ainsi, si vos invités doivent, par exemple, traverser un couloir partagé avec des personnes qui ne sont pas dans un événement « covid-check », ils devront alors mettre leur masque et respecter la distanciation sociale.

Le personnel encadrant

Qu’il/elle soit serveur.se, technicien.ne, hôte.sse ou encore artiste, l’ensemble des personnes qui interviendra sur votre événement doit également s’astreindre au Covid-Check. En parallèle, pensez à conserver une liste des professionnels encadrants en plus du listing de vos invités ce qui vous permettra d’assurer une traçabilité en cas de besoin.

Pour les événements de plus de 300 personnes

Quand on parle d’événement jusqu’à 300 personnes, il est important d’inclure les techniciens.nes, les hôtes.ses, les serveurs.ses… Toutes les personnes encadrantes. Sont exemptées de ce comptage les artistes qui se trouvent sur scène et le personnel en cuisine.

A l’heure actuelle, rien n’interdit les événement de plus de 300 personnes (jusqu’à 2 000 personnes). Il suffit d’envoyer son protocole sanitaire au ministère de la Santé qui devra alors l’approuver. Réalisez cette étape avant même l’envoi de votre save the date ce qui vous évitera d’annuler votre évènement si ce dernier n’est pas autorisé.

Organiser un événement sain n’est pas tellement compliqué une fois que le protocole sanitaire mis en place est bien connu de tous et strictement appliqué. Pour ce faire, il est important de le formaliser mais également de s’encadrer d’experts qui sauront vous guider et vous conseiller pour que votre événement soit un succès en tout sécurité.

Plus d’informations sur : https://covid19.public.lu/fr/covidcheck.html

 

Netty Thines, Conseil en communication

Mediation SA