L’importance des hôtes et hôtesses d’accueil sur vos événements

Souvent commandés en dernière minute, vos hôtes et vos hôtesses sont cependant déterminants pour offrir une expérience unique aux participants de votre événement. En effet, c’est eux qui leur permettront de se sentir « uniques » et « spéciaux » en répondant à toutes leurs questions et demandes. Il est donc important de bien réfléchir aux profils souhaités, aux missions qu’ils/elles devront réaliser, à la mise en scène de l’accueil, de l’animation.

Présents tout au long de l’événement

Quand on pense hôtes ou hôtesses, on pense à parking, badges et accueil. Mais, ils peuvent être présents tout au long de votre événement pour, par exemple, passer le micro lors des conférences, guider les participants aux différents workshops, répondre aux questions et remettre les cadeaux en fin de journée. Ainsi, leur tenue devra permettre de les différencier, non seulement pour pouvoir les identifier, mais également pour participer au look and feel de votre manifestation.

Comment recruter ses hôtes et hôtesses ?

Travaillez avec des agences spécialisées est certainement un atout. Elles ne vous offrent pas seulement du personnel formé et multilingue, et un choix de tenues varié, mais vous conseillent avant tout sur l’organisation générale de votre événement et sur sa mise en scène. En fonction du genre d’événement ou d’animation (portes ouvertes, présence sur des foires), vous pourrez même aller plus loin et engager votre audience avec des animations, des concours. Plus la demande est faite tôt, plus l’agence pourra « coller » ses propositions et son recrutement au profil souhaité. Bien que très flexibles, les agences sont plus efficaces quand elles ont quelques semaines pour trouver les personnes adéquates.

L’importance du briefing

Il est tout d’abord important de répondre aux questions : quoi, où, quand, qui, pourquoi et comment. Plus vous êtes précis, plus le personnel sera efficace. Précisez également le code vestimentaire qui doit être en adéquation avec le type d’événement que vous organisez. Il peut être intéressant de rappeler votre corporate avec un foulard de couleur, par exemple. Le jour J, un briefing sur place permettra aux hôtes et hôtesses de s’imprégner de votre événement et de découvrir la configuration des lieux pour répondre

Les détails de dernière minute

Pour éviter tout retard et imprévu, réservez les hôtes et hôtesses une heure avant votre événement. Ainsi, ils auront le temps de repérer les lieux et de se préparer. Si possible, fournissez-leur un plan d’accès et réservez-leur des places de parking, ce qui évitera de gâcher de précieuses minutes.

Vos hôtes et hôtesses sont le fil conducteur de votre événement, c’est pourquoi il est important de soigner leur recrutement et le briefing. Se faire accompagner et conseiller par une agence spécialisée vous permettra d’augmenter l’impact de votre action/événement, de n’omettre aucun détail et de vous focaliser sur l’essentiel.

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