Comment réduire l’impact des no-show ?

Quel organisateur n’a jamais été confronté à des participants qui s’inscrivent puis ne viennent pas ? Le phénomène des no-show n’est pas nouveau, mais il a pris une telle ampleur ces dernières années que l’AAC (Association des Agences de communication) en Belgique a lancé la campagne « Don’t spoil the party » qui consiste à inciter les invités à compenser leur no-show par un don à une association. Ceci dans l’objectif de les sensibiliser au gaspillage qu’ils entrainent.

Un impact financier

Quelle frustration pour les organisateurs de n’avoir que 60% des inscrits présents ! Ces no-show induisent un gaspillage alimentaire, humain et matériel bien évidemment, mais également une perte financière. En effet, organiser un événement pour 200 personnes ne nécessite pas les mêmes infrastructures qu’un événement pour 100 personnes. Le plus frustrant est de refuser des personnes alors qu’en fait, l’événement s’avère incomplet.

Valorisez les participants

Vous pouvez limiter les dégâts en mettant en place certaines mécaniques. La première consiste à envoyer une confirmation d’inscription la veille de l’événement. Certains organisateurs vont plus loin et mettent en place un suivi téléphonique des inscrits pour les remercier de leur participation à l’événement et valoriser le programme. Ceci incitera certaines personnes qui ont un empêchement à vous prévenir, voir à venir. Le rappel téléphonique présente également l’avantage de renforcer les liens avec les participants.

Sensibilisez les no-show

Un événement payant aura sensiblement moins de no-show. Ainsi, une technique qui s’avère également efficace pour inciter les participants à venir est de facturer aux no-shows une somme symbolique. Cela permet de compenser le gaspillage et de sensibiliser les invités à l’impact de leur absence. Un autre moyen très puissant est de leur envoyer un mail ou un sms post event regrettant leur absence.

Réduisez

Selon le type d’événement, le pourcentage de no-show varie. Un événement interne s’adressant au topmanagement sera moins victime d’absentéisme qu’une conférence grand public, le taux de participation correspondant à l’affinité et à la proximité que vous avec votre cible et à l’attractivité du programme. Ainsi, il peut s’avérer judicieux de réserver 10% de moins pour le catering par exemple. Attention, cependant à bien évaluer le risque de no-show.

La croissance du phénomène des no-shows va de pair avec l’augmentation du nombre d’événements. De plus en plus sollicités, votre cible doit faire des choix de dernière minute et n’a pas forcément le temps et surtout le réflexe de prévenir les organisateurs. Ainsi, développer la proximité, travailler votre image et communiquer autour de votre événement afin de le rendre attractif, voir incontournable, est le meilleur moyen pour limiter les absences.

Netty Thines
Conseil en communication
Mediation SA