Comment faire de votre événement un grand moment ?

Tout organisateur aimerait que son événement reste dans les mémoires pendant longtemps. Cependant, combien d’événements professionnels vous ont marqué ? Et, pas parce que le café était froid…

L’invitation : élément clé

Le premier touchpoint d’un événement est son invitation. Pour attirer vos invités, elle se doit d’être à vos couleurs et d’être en adéquation avec votre concept. Si elle est originale, alors vous aurez certainement des retours très rapides. Des invitations, qui sont assez rares pour le moment du fait de leur coût mais qui ont un impact certain, sont celles qui font appel à la réalité augmentée ou encore des invitations accompagnées de, ou sous forme d’objet 3D, des invitations tactiles. Une invitation peut également avoir beaucoup d’effet sans demander beaucoup de budget. Il suffit qu’elle surprenne vos invités tout en étant en lien avec votre identité de marque ou l’objet de la rencontre.

Développer la relation

La plupart du temps, rien ne se passe entre l’envoi de l’invitation et le jour de l’événement. Or, n’est-ce pas un moment privilégié pour développer la relation avec vos invités ? Envoyer un mail qui renforce le lien en tant que rappel d’inscription ou pour remercier les inscrits vous permettra de rester en contact avec votre cible. Utiliser l’humour est indispensable si vous voulez créer des liens de sympathie avec vos invités.

Briser le script

Pour faire d’un événement un grand moment, il est indispensable de briser le script, c’està-dire de défier les attentes de vos invités. Habituellement, le script d’un événement se déroule ainsi : on est accueilli, on est servi à boire, parfois à manger, une personne importante passe un message sur base d’un Powerpoint et puis après on boit et on mange, on discute et on part. On brise le script en accueillant les invités dans un lieu insolite par exemple, non prévu pour accueillir ce type d’événement. On défie également les attentes des invités en les impliquant activement dans l’événement, en les faisant venir sur scène ou bien en remplaçant l’éternel Powerpoint par une implication des participants, en planifiant l’interaction des invités, en les plaçant sur des tables de bistrot au lieu d’une configuration habituelle en auditoire, en organisant un échange avec une célébrité…

Rendre votre événement significatif

Un événement qui compte est un événement qui a du sens, mais un sens partagé par l’ensemble de l’audience. Prenons l’exemple d’un séminaire d’entreprise. Dans ce type d’événement, il est important de créer une vision commune et une connexion afin de démontrer que chacun est un élément moteur d’un tout. Ainsi, chaque employé se sent reconnu et investi d’une mission plus large que ses propres tâches. Dans le cadre d’un événement corporate, remercier ses invités (que ce soit des clients ou des collaborateurs) pour leur contribution à la bonne santé de l’entreprise permet de les valoriser et de souligner la mission qui lie l’assemblée. Pour créer un grand moment, il est important de penser en termes de scénario et de se poser les bonnes questions pour rendre son événement mémorable. Comment puis-je casser le script ? Comment puis-je toucher mon assemblée ? Comment puis-je développer les connexions et créer un sens partagé ? sont autant de questions qui vous permettront de développer l’impact de votre événement

Netty Thines
Conseil en communication
Mediation SA

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www.entreprisesmagazine.lu

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